Brexit update: bereid u voor op een worst case scenario

De Brexit soap komt vooralsnog niet tot een einde en meer duidelijkheid kan pas tegen Valentijnsdag verwacht worden. Het zijn echter nog maar minder dan 40 werkdagen totdat de Brexit op 29 Maart een feit is. De kans op een Brexit deal of uitstel lijkt steeds kleiner te worden. Het besef dat er nú iets moet gaan gebeuren is dus ook steeds groter bij iedereen. Maar hoe nu verder? Niemand lijkt het te weten. Wij hebben ook een ronde langs de velden gemaakt en hebben de volgende update voor jullie.

Uw vervoerders

De expressvervoerders zijn van oudsher ingericht op internationaal zakendoen. Zij zijn druk bezig hun netwerken én douane processen voor te bereiden op een veel hoger volume.

De pakketvervoerders die veel naar Engeland vervoeren moeten hun processen gaan aanpassen. Goederen dienen uit- en ingeklaard te worden met behulp van douanedeclaranten of interne afdelingen. Daarvoor is ook meer data nodig, omdat de vervoerders verwachten dit niet aan te kunnen zonder de noodzakelijke automatisering. De eerste officiële aanpassingen zijn deze week pas binnen komen druppelen bij Transsmart. De palletvervoerders hebben een soortgelijk probleem. Zij werken vaak met externe douanedeclaranten en hebben niet altijd de automatiseringsgraad die nodig is om dit proces te faciliteren zonder veel hogere kosten of langere wachttijden.

Transsmart

Ook bij Transsmart volgen we al maanden de markt met argusogen en zijn we actief bezig de vervoerders te motiveren zo snel mogelijk hun wijzigingen door te geven zodat wij deze kunnen verwerken. De wijzigingen betreffen vooral aanpassingen met informatie die nodig is voor het export proces naar Noorwegen en Zwitserland. Een aantal vervoerders (zoals DPD) is al begonnen met de optimalisatieprocessen met betrekking tot douane consolidatie om hun klanten te kunnen helpen de douanekosten zo laag mogelijk te houden. Verder zijn we bij Transsmart ook druk bezig onze systemen en processen aan te passen om in lijn te blijven met de GDPR-wetgeving die stelt dat persoonsdata niet zomaar de EU mag verlaten of daar opgeslagen mag worden.

Last but not least staan we voor u klaar door de gevolgen van de Brexit zo klein mogelijk te houden. We zullen door middel van gerichte updates aan onze klanten die naar de UK vervoeren proberen u op de hoogte te houden van alle bij ons bekende veranderingen.

Wat kunt u doen? Bereid u voor op een worst case scenario!

Om onnodige vertraging en ellende te voorkomen bent u wellicht al bezig een aantal voorzorgsmaatregelen te nemen. Bij deze een korte checklist waar u aan kunt denken:

  • Zorg dat uw artikel stamdata op orde is! Export en import formaliteiten stellen eisen aan de stamdata zoals artikelomschrijving, HS codes (invoerrechten classificatie), Country of Origin en Reason of Export.
  • Heeft u met uw IT consultant gekeken of deze data ook al aan Transsmart wordt doorgegeven zodat Transsmart processen als “paperless trade” richting de express- of pakketdiensten kan activeren?
  • Stem goed af met uw salesafdeling en klanten met betrekking tot de afgesproken incoterms. Daar waar we tot vandaag vaak Delivery At Place (DAP) versturen, is het van belang goed af te spreken wie gaat betalen voor de inklaringskosten en invoerrechten naar de UK vanaf 29 Maart en welke incoterm daarbij hoort.
  • In eerste instantie is het aannemelijk dat leveringen vertraagd kunnen worden. Hebben uw klanten voldoende voorraad om vertragingen in de eerste periode op te vangen en wellicht zelfs rekening te houden met structureel langere levertijden?
  • Heeft u uw officiële toestemmingen en formaliteiten, zoals het aanvragen van een EORI registratie om te exporteren buiten de EU, geregeld?
  • Heeft u een mechanisme in plaats voor een juiste verrekening van de BTW?
  • Blijf de concurrentie voor! Heeft u duidelijkheid van uw huidige vervoerders gekregen en heeft u ook een ‘plan B’ klaarstaan mochten er problemen ontstaan? (Bijvoorbeeld een alternatieve vervoerder óf lokale opslag in de UK?)
  • Heeft u al contact opgenomen met een 3PL, douanedeclarant of douanesoftware partij die u mogelijk kan helpen bij de douane formaliteiten?

Deze lijst is nog verre van compleet. Kortom, er is voor iedereen nog veel te doen. Onze boodschap is dan ook: wacht niet en ga aan de slag!