Internationalisering vraagt om nieuw systeem
Vier jaar heeft het bedrijf nodig gehad om met de Easy Slide voet aan de grond te krijgen binnen de zorgsector. Nu worden er tientallen verschillende producten gedistribueerd naar wel veertig landen. Lang werd de financiële administratie gedaan in Exact voor Windows, maar met de komst van verkoopkantoren in onder andere België, Duitsland en de Verenigde Staten, werd in 2000 besloten dat het tijd was voor een nieuw systeem. Saffier Brull: ‘De goederenbeweging en de financiële activiteiten waren te complex geworden voor het oude systeem, we moesten de groei van het bedrijf faciliteren.’ Daarbij wilde Arion één voorraadpunt van waaruit de producten direct aan de klant geleverd konden worden en niet eerst aan het desbetreffende verkoopkantoor.

Betere sturing dankzij Exact Synergy
In 2001 worden Exact Globe, Exact Synergy en Central Warehouse tegelijkertijd bij Arion geïnstalleerd. ‘We hebben nu veertien BV’s onder ons hangen. Om veertien verschillende administraties, met winst en verliesrekeningen, in elkaar te schuiven tot één financieel overzicht is echt een worsteling. Er wordt hard gewerkt aan een oplossing om de consolidatie met een druk op de knop te kunnen realiseren. Exact Synergy hebben we met name voor CRM, maar ook om processen vast te leggen en te stroomlijnen. Als een product terugkomt van een klant bijvoorbeeld, dan kan dit zijn om twee redenen. Er is iets aan de hand met een product en de klant maakt aanspraak op de garantie of de klant heeft het verkeerde artikel besteld en wil het ruilen. In beide gevallen liggen de te bewandelen procedures nu vast in workflow van Exact Synergy, waardoor er geen fouten kunnen worden gemaakt. Per kwartaal draaien we nu ook een rapportage uit, waaraan we kunnen zien welke producten het goed doen en welke minder. Hierdoor kunnen we beter sturing geven aan het bedrijf. Dat was zonder Exact Synergy veel bewerkelijker.’

Er worden geen fouten meer gemaakt
‘Central Warehouse, een module van Exact, moet je zien als één grote vergaarbak van orders,’ zegt Brull. ‘Er zit een functionaliteit in die de verkooporders zowel financieel als fysiek afhandelt. Ons verkoopkantoor in Duitsland voert een order in Exact Globe in; deze komt automatisch in Central Warehouse terecht. De medewerkers in het magazijn, hier in Geleen, draaien de order uit, en zorgen dat de order wordt “geraapt” en verpakt. De spullen gaan vanuit ons magazijn direct naar de klant, en onze verkoopmaatschappij krijgt via Exact Globe een bericht dat de order is verwerkt en dat de factuur verstuurd kan worden. Met de komst van Central Warehouse is Arion af van een eindeloze papierstroom en doordat alle informatie nu automatisch van de ene naar de andere administratie wordt geschoten, worden er ook geen fouten meer gemaakt.’

De koppeling met Transsmart
In oktober 2009 werd T-Wise bij Arion geïmplementeerd. Brull: ‘Op ons hoofdkantoor in Geleen verzenden wij van al onze zeven verkoopmaatschappijen de orders. Dagelijks gaan hier zo’n 120 pakketten de deur uit. Het probleem was echter dat de mensen in het magazijn de orders zelf handmatig moesten intikken voor de vervoerders, met andere woorden: de etiketten voor op de pakketten werden handmatig gemaakt. Maar als het ene pakket naar Duitsland moet en het andere naar de Verenigde Staten en je te maken hebt met veel verschillende vervoerders, dan sluipen er in de hectiek van de dag fouten in.’ Brull wilde een oplossing voor dit probleem en ging op zoek naar een systeem dat dit hele traject zou kunnen automatiseren. Tijdens een congres van Exact ontmoet hij iemand van Transsmart die hem vertelt over T-Wise, een add-on van Exact. ‘Nu hebben we de boel fantastisch ingericht, en Transsmart heeft ons daar geweldig bij geholpen,’ zegt Brull. ‘Als er nu een order binnenkomt, gaat deze automatisch naar de server van Transsmart. Daar wordt binnen een seconde een sticker opgemaakt in een pdf-bestand en deze rolt bij ons uit de printer. De sticker gaat op de doos en dan kan hij weg. Ook de hele track & trace staat in het systeem. Een verkoopmaatschappij kan nu met één druk op de knop zien waar een pakket zich bevindt en of het al is afgeleverd.’

Automatisering heeft groei mogelijk gemaakt
Saffier Brull, ten slotte: ‘Ik ben heel gelukkig met hoe we de bedrijfsprocessen nu hebben ingericht. Onlangs hebben we ook nog de add-on IFR, inkomend factuur register, aangeschaft. Bij binnenkomst wordt een factuur direct gescand en door het systeem herkend. Het fiatteren en terugzoeken van facturen gaat nu veel sneller doordat alles automatisch in het systeem wordt vastgelegd. Door te investeren in onze systemen hebben we de groei van Arion mogelijk gemaakt. Exact en Transsmart hebben daar een heel belangrijke rol in gespeeld.’

Gebruikte systemen

Weten wat wij voor u kunnen betekenen? Neem contact met ons op of bel