Baan levert een uiteenlopend pakket persoonlijke beschermingsmiddelen en bedrijfskleding aan de eindgebruiker, zowel kleine als grote klanten. De administratie doet Baan met het ERP-pakket van Unit4. ‘Als standaard maakt het pakket DHL-labels voor ons, die geschikt zijn voor franco versturen aan een vestigingsadres. Maar we zien steeds vaker dat klanten voor hun eigen gemak en dat van hun medewerkers andere eisen en wensen krijgen, zoals levering in het weekend. Ook de vraag naar dropshipments (andere afleveradressen, leveren aan een brievenbus, bij medewerkers thuis of bij een afhaalplek) neemt toe. Aan die wensen konden wij niet voldoen’, zegt directeur Patrick Noordzij. ‘Zodra we een expressebestelling hadden, wisten we al: dat geeft problemen met het systeem en was het de vraag of de sticker er goed uitkwam. Het printen van een ander label was een uitdaging waar we niet al te veel vertrouwen in hadden. Bovendien: de inrichting van Unit4 is complex en het ingeven van meer mogelijkheden voor het maken van verzendlabels die aan de eisen van de vervoerders voldoen, is kostbaar. Dan konden we nog beter zelf even naar PostNL lopen!’

Klant de baas
Kortom, er moest iets gebeuren. Dat ‘iets’ kwam op aanraden van Unit4 in de vorm van Transsmart, de intelligente vervoerskoppeling die letterlijk deuren opent voor Baan. ‘Met Transsmart kun je verzenden wat je wilt en hoe je het wilt’, zegt Noordzij. ‘We beschikken opeens over 160 verschillende manieren om een product te versturen. Ook al gebruik je een bepaalde verzendwijze maar eens per maand, alle gegevens blijven actueel en werken altijd. Je kunt ontsluiten wat je wilt. Op dit moment bepalen wij nog hoe we versturen, maar in de toekomst wordt de klant de baas en is echt alles mogelijk.’

Vooruitgang
Werken met de vervoerskoppeling is een enorme vooruitgang. Noordzij: ‘Het werkt heel eenvoudig, en we zitten niet langer vast aan vervoerders. Als je vroeger niet tevreden was, dan was het jammer want overstappen was een hoop gedoe. Nu weten carriers: ik moet mijn best doen, anders ben ik morgen ingeruild voor een ander. Zij denken veel meer mee. Want een goede prijs voor een hoog volume is niet meer waar het om draait in de vervoersmarkt, het draait om de wens van de klant. Daarover én over de prijs kun je het gesprek aangaan met vervoerders en dat is geweldig. Ik bespaar inmiddels 5% op transportkosten.’

Meer inzicht
De vervoerskoppeling zorgt voor meer inzicht in de zendingsgegevens en controle van de totale goederenstroom, zegt Noordzij. En ook de klant krijgt meer inzicht doordat hij met track & trace kan zien waar zijn pakketje uithangt. Daarnaast is tijdwinst een belangrijk voordeel van de koppeling. Noordzij: ‘Het organiseren van niet-standaard vervoerswijzen op verzoek van de klant, was tijdrovend. Maar nu hebben we dat goed geregeld.’ Belangrijk is ook, zegt de directeur, dat de koppeling vervuiling van het systeem voorkomt. ‘Als een retourzending nodig was bijvoorbeeld, gingen mijn inventieve medewerkers met oude stickers aan de gang. Dat werkte wel, maar werd een puinhoop aan de achterkant. Nu maken ze even op naam een sticker aan, kiezen voor versturen zonder pakbon, of veranderen in een handomdraai de sticker als iemand belt dat hij z’n pakketje toch liever komt halen. Elke na- of herlevering klopt in het systeem, alles is traceerbaar. Niemand komt meer in de verleiding naar PostNL te lopen omdat dat makkelijker is dan gegevens in het systeem te veranderen. We hebben vertrouwen in het systeem.’

Probleem snel verholpen
Is er dan niets voor verbetering vatbaar, met Transsmart? ‘We krijgen wel eens onzinnige foutmeldingen’, geeft Noordzij toe. ‘Vooral als we zelf creatieve ideeën hebben, zoals zestien pakbonnen uitdraaien voor een en dezelfde doos – wat soms gewoon handig is. Maar eerlijk gezegd: die komen nooit door de vervoerskoppeling, die werkt eigenlijk feilloos. Oorzaken van storingen zoeken we dus eerst ergens anders. En is er incidenteel ‘s wat met Transsmart, dan hebben ze een mooi ticketsysteem dat het probleem redelijk snel verhelpt. En zo niet, dan is er wel even onderling contact. Wat wel zo is, is dat we nu internetafhankelijk zijn, maar ja, dat zijn we allemaal tegenwoordig.’

Privacy
Na enig nadenken noemt Noordzij, jurist van huis uit, toch een puntje dat als nadeel gezien kan worden. ‘Via de vervoerskoppeling ontsluiten we enorm veel data. Daar moet je je bewust van zijn, zeker met het oog op de Wet Datalekken. Voor ons intern geldt dat we de gegevens uit het dashboard niet aan het magazijn beschikbaar stellen. Ook Transsmart heeft het onderwerp serieus opgepakt en het op de agenda gezet bij Unit4 en andere softwareleveranciers. Zo waken we samen over de privacy van de klant.’

Pocessen geoptimaliseerd
De implementatie van de vervoerskoppeling was een van de eenvoudigste implementaties ooit, vertelt Noordzij. ‘Binnen een dag was het klaar. Wat je niet gebruikt, hoef je ook niet in te richten, dat is makkelijk. We hebben wel gekeken naar verzendmethoden die we nog niet gebruiken, maar die wel handig zouden zijn. Die hebben we alvast ingericht. We kunnen voortaan ook halve pallets versturen bijvoorbeeld, dat scheelt toch weer 5 euro. En we maken nu gebruik van afbreekbare kledingzakken. Dat is heel duurzaam én veel goedkoper om te versturen. We hebben dus meteen onze processen geoptimaliseerd.’

Toekomst
Noordzij is lovend over zijn vervoerskoppeling en kan Transsmart van harte aanbevelen bij andere bedrijven. ‘Het is een transparant bedrijf met een duidelijke prijsstelling en een snelle doorlooptijd. Bovendien blijven ze doorontwikkelen. Net als wij, want wij willen Transsmart koppelen aan de site zodat de klant straks helemaal zelf kan bepalen waar en op welk tijdstip de goederen worden ontvangen. Dat is de toekomst!’

Gebruikte systemen

Weten wat wij voor u kunnen betekenen? Neem contact met ons op of bel