Zomaar een echt bedrijf
Dat het bedrijf zo succesvol zou worden, had Lennard van Winden niet gedacht toen hij tien jaar geleden van start ging. “Het leek me gewoon leuk om fietsen te verkopen; ik zag een mogelijkheid en ben in het diepe gesprongen.” Ze begonnen klein, met z’n drieën, in een kamer die dienst deed als kantoor en een opslagruimte. De fietsen werden in Duitsland besteld, gingen bij CUBE Bikes in de opslag en werden van daaruit doorgestuurd naar de verschillende sportfietsspeciaalzaken in Nederland. Van Winden: “We verkochten zo’n 1.000 fietsen per jaar. De voorraden stonden in een Excelbestand en we communiceerden via post-it’s of door even naar elkaar te roepen. Het was echt houtje-touwtje wat we deden, maar het ging prima.” Totdat CUBE Bikes in 2003 zomaar een echt bedrijf werd. Er werden steeds meer fietsen verkocht en opeens telden ze mee in de wereld van de sportfietsen. Met de eerste successen kwamen ook de eerste problemen; het bedrijf moest een professionaliseringsslag maken. Van Winden: “We konden het niet meer af op de achterkant van een bierviltje.”

Oude situatie
Lange tijd kon Lennard van Winden zijn bedrijf CUBE Bikes leiden met gele post-it’s, Excellijstjes en losse Word-documenten. Maar het bedrijf groeide en daarmee groeide ook de noodzaak om de organisatie beter in te richten. Er kwamen klachten binnen van klanten. Ze hadden de verkeerde factuur gekregen of een niet bestelde fiets ontvangen. CUBE Bikes moest professionaliseren.

De oplossing
Exact Globe, Exact Synergy en de Transsmart koppeling vormen nu het geweten van het bedrijf. Stapsgewijs werden de verschillende applicaties geïmplementeerd. Globe voor de financiële zaken en in- en verkoop van de fietsen, Synergy voor CRM en Transsmart koppeling voor het organiseren van het transporttraject van de fietsen.

Implementatie Globe was de omslag
Al vanaf de oprichting van CUBE Bikes werd de boekhouding – door een externe partij – gedaan in Exact. Toen van Winden op zoek was naar een systeem waarin hij, naast zijn financiële zaken, ook de in- en verkoop kon organiseren, was de keuze voor Exact dan ook snel gemaakt. Van Winden ging in gesprek met Exact-partner Advisie: “Ik wilde dat alles aan elkaar werd gekoppeld, de bedrijfsprocessen moesten zo efficiënt en praktisch mogelijk worden ingericht. De implementatie van Exact Globe betekende de omslag voor het bedrijf.”

“Synergy is de waarheid”
Met de toename van de professionaliteit, steeg ook het aantal klanten. Dat leverde een nieuwe uitdaging op. Van Winden tikte op google CRM in en vond... Exact Synergy. Door Advisie werd het hele pakket in een ochtend geïnstalleerd. “Als er nu een klacht komt over het feit dat iemand niet is teruggebeld, hoeven we alleen maar even in het systeem te kijken om te weten wat de case is. Dat geeft ons een zeker gevoel, maar de klant ook: die weet dat ze met een professionele club te maken heeft. Alles wordt in Synergy gezet, die discipline is er. We maken wel eens grappen onderling: als iemand zegt dat-ie contact heeft gehad met een klant maar het staat niet in Synergy, dan heeft hij dat contact niet gehad. Punt. Synergy is de waarheid!”

Slimmer, efficiënter, effectiever: Transsmart
Tegen de tijd dat er maandelijks zo’n 5.000 fietsen kriskras door Nederland, Engeland en Ierland werden afgeleverd, was het transport aan een reorganisatie toe. Hoe krijg je een fiets zo efficiënt en goedkoop mogelijk van A naar B? “Het was iedere keer weer een enorme puzzel, en kostte te veel tijd en geld,” vertelt Bart van den Biggelaar, verkoopmanager bij CUBE Bikes. Daarbij kwam ook nog dat de facturen van externe vervoerders vaak niet te doorgronden waren. CUBE Bikes wilde het transport slimmer, efficiënter, effectiever en goedkoper organiseren. Wederom klopten ze aan bij Exact. Exact adviseerde de Transsmart koppeling van het bedrijf Transsmart. Met Transsmart koppeling kon CUBE Bikes vanuit Globe het hele transporttraject van haar fietsen regelen. De Transsmart koppeling maakt bovendien ook de TNT en UPS labels, genereert Track & Trace nummers en koppelt terug wanneer zendingen daadwerkelijk zijn afgeleverd. Hierdoor weten wij precies wanneer er gefactureerd kan worden naar de afnemer van de fiets. V an den Biggelaar: “ Transsmart’s koppeling heeft voor een verdere vergroting van de klanttevredenheid gezorgd en Cube enorme kosten- en tijdsbesparingen opgeleverd.”

Elkaar helpen bij nieuwe ontwikkelingen
Van Winden denkt nog vaak terug aan de tijd dat het bedrijf nog niet met Exact werkte: “Aan het eind van de dag stonden we allemaal met het zweet op onze rug. Alles deden we zelf: fietsen l aden e n lossen, l abels m aken en orders schrijven. Dat komt nu niet meer voor, alles is georganiseerd met behulp van Globe, Synergy en de Transsmart koppeling. Wij dagen onszelf voortdurend uit, maar ook Exact. Een leven zonder Exact-software is voor ons niet meer denkbaar. Ik kan me nog goed herinneren dat we ons op een gegeven moment afvroegen hoe we het eigenlijk als bedrijf deden in de markt. Onze cijfers uit Synergy en de informatie van marktonderzoeksbureau GfK vertelden ons dat we al anderhalf jaar marktleider waren: een geweldig moment.”

Gebruikte systemen

Weten wat wij voor u kunnen betekenen? Neem contact met ons op of bel