Sinds de invoering van Transsmart regelen de interne medewerkers die de bestellingen afhandelen het transport haast automatisch. Het systeem weet dat bij elke klant een transporteur hoort en geeft de opdracht meteen naar de juiste partij door, inclusief het volume, de levertermijn en andere details. Daarbij hoort ook een e-mail naar de klant met de verzendingsgegevens en waar het kan ook een trackingnummer zodat hij meteen op het systeem van de transporteur de status van zijn levering kan volgen. “In sommige gevallen krijgt ook de betrokken verkoper een e-mail”, gaat Gabi Kauer verder. “Daar hoeven onze medewerkers zich dus allemaal niet meer om te bekommeren. Transsmart slaat zelf de brug tussen ons en de systemen van de transporteurs.”
Het klopt wel dat die transporteurs niet altijd staan te springen om zelf de verbinding mogelijk te maken. Maar intussen zijn wel al acht verschillende transportbedrijven op het Transsmart-systeem van New Valmar aangesloten. Het is de bedoeling nog drie bijkomende vervoerders via het systeem te koppelen. Gabi Kauer: “Momenteel onderhandelen we ook met een mogelijk nieuwe transporteur en daarbij is de connectie met Transsmart intussen een voorwaarde geworden. Zonder dat hoeft het voor ons niet meer. Maar we zien wel dat de nieuwe partij daar absoluut geen probleem mee heeft. Sommige transporteurs zijn trouwens al voor andere klanten met Transsmart verbonden.”
Administratieve vereenvoudiging
De naadloze integratie tussen Transsmart en Exact is ook belangrijk voor de administratieve verwerking van de
kosten. Zo verloopt de controle van de facturen van de transporteurs voortaan veel vlotter omdat alle gegevens
gecentraliseerd zijn.
Gabi Kauer: “Alle gegevens staan bij elkaar zodat we veel eenvoudiger zien of alle voorwaarden wel vervuld zijn. Als een vrachtwagen te laat bij een klant is aangekomen, kan het zijn dat daar een prijsvermindering tegenover staat. Dat kunnen wij nu veel eenvoudiger controleren en een eventuele aanpassing van de factuur vragen. De boekhouding staat nu in voor de controle van de facturen en kan alles meteen in het systeem boeken.”
Naast de controle van facturen, zijn ook de rapportering en de analyse achteraf heel wat eenvoudiger geworden. De gegevens zitten nu allemaal in één systeem en kunnen dan op meerdere manieren worden geordend. “We kunnen dan ook alle mogelijke analyses uitvoeren. Alles wat we willen weten, kunnen we onderzoeken: postcodes, volumes, type zendingen, enzovoort. Wij zijn bijvoorbeeld erg gefocust op de kosten van het transport in vergelijking met de waarde van de goederen. Die verhouding moet onder controle blijven. Met dergelijke analyses in de hand staan we ook sterker in de onderhandelingen met de transporteurs”, aldus Gabi Kauer.
De transporteurs die New Valmar intussen al op het systeem heeft aangesloten, zijn met name die vervoerbedrijven waar het veel opdrachten aan geeft. “We willen vooral die bedrijven integreren omdat we zo veel werk automatisch kunnen laten verlopen”, verduidelijkt Gabi Kauer. “Tegelijk vinden we het niet nodig om partijen waar we weinig transportopdrachten aan geven, op ons systeem te krijgen. Er is toch altijd een inspanning nodig om ze te integreren en die inspanning wegen we af tegen de mogelijke voordelen.”