Zonder koffie geen groei. Bij menige organisatie is de koffie van Tiktak/Segafredo Zanetti de motor achter succesvolle bedrijfsactiviteiten. Bij het Groningse koffie-imperium zelf is juist een andere manier van werken de aanjager van groei. Het bedrijf zet in op meer kwaliteit en op hervormingen van het logistieke proces.

Procesoptimalisatie
‘In Nederland leveren wij koffie, thee, chocolademelk en het gehele randassortiment zoals melk, suiker en porselein aan de marktsegmenten Food Service en Mass Market. Daarnaast exporteren we wereldwijd diverse specialiteiten naar onze Segafredo-broers en zussen’, vertelt financieel manager Gert-Jan Mulder. ‘Tot 2015 werden onze klanten uit het segment Food Service bevoorraad door onze salesbarista’s. Zij kwamen met een bus voorrijden bij onze klanten, leverden koffie en thee en gaven daarnaast informatie over de producten. Onze directie had de wens verandering aan te brengen in het distributieproces van dit segment.’ Toen Mulder - na twintig dienstjaren bij softwareleverancier Unit4 - in 2014 aantrad bij Tiktak/Segafredo, kon hij meteen aan de slag met het optimaliseren van dit distributieproces binnen de ERP-applicatie van Unit4. ‘De salesbarista’s gaan zeker nog bij klanten langs, maar nu vooral voor kwalitatieve bezoeken, voor het geven van trainingen, het bieden van ondersteuning bij het zetten van een lekkere kop koffie, het doen van quality checks en quality audits en daarnaast het genereren van new business.’

Vrijheid & multi-carrier
De koffie en thee voor het segment Food Service (levering aan de andere marktsegmenten is ongewijzigd gebleven) levert Tiktak/Segafredo nu voor 70% rechtstreeks vanuit Groningen; de andere 30% brengen de barista’s nog steeds mee. Daardoor is sprake van een toename van het aantal colli-zendingen; per dag gaan tussen de 80 en 100+-zendingen de deur uit via het vervoersplatform van Transsmart, dat uitgerold is en gekoppeld aan Unit4. Op jaarbasis gaat het om enkele tienduizenden pakketten. ‘Die versturen wij met een aantal vaste vervoerders. Maar het zouden er veel meer kunnen zijn, die mogelijkheid biedt de koppeling. Dat geeft ons veel vrijheid voor de toekomst. Bij de selectie van vervoerders geldt voor ons nu wel als selectiecriterium dat zij kunnen koppelen met Transsmart. Wie dat niet kan, komt onderaan de lijst te staan.’

Voordelen
Door digitale communicatie tussen de vervoerders en de ERP-applicatie beperkt Tiktak/Segafredo de handmatige acties tot een minimum. Mulder: ‘Voorheen moesten we, voor leveringen aan de Mass Market, op de portal van de vervoerder de klant opzoeken, of handmatig invoeren. De stickers werden vanuit deze portal afgedrukt en aangebracht op de colli-zending. Dat was allemaal arbeidsintensief en foutgevoelig. Voor de leveringen aan het segment Food Service vanuit Groningen, die 70%, vonden we handmatig aanmelden van zendingsgegevens geen optie, vandaar Transsmart. Maar nu we met Transsmart werken, hoeven we de zendingen voor de Mass Market óók niet meer handmatig aan te melden, die liften gewoon mee met de koppeling.’ Met de kennis en ervaring die Mulder meebracht vanuit Unit4 was de keuze voor Transsmart trouwens niet ingewikkeld, omdat het naadloos integreert met de ERP-software van Unit4. ‘Door de probleemloze koppeling met de backoffice, merkt de logistiek medewerker niets van de aanwezigheid van Transsmart; tijdens het afmelden van de magazijnbon wordt het vervoerderslabel ‘automatisch’ geprint zonder extra handelingen. Wij maken nu minder fouten en behalen tijdwinst. En onze klanten kunnen met track ‘n’ trace bijhouden waar het pakje uithangt. Dit geeft ons de mogelijkheid om hen proactief te informeren over de zendingen.’

Besparingen
Of het verzenden van pakketten via het vervoersplatform ook geld bespaart, is moeilijk te zeggen, vindt Mulder. ‘Wij hebben gekozen voor een ander businessmodel doordat onze salesbarista’s nu focussen op kwaliteit en nieuwe leads in plaats van op het vervoeren van pakketten. We zouden de kosten van de vervoerskoppeling plus verzendkosten af moeten zetten tegen de meer kwalitatieve bezoeken van de salesbarista’s. Maar dat is lastig vergelijken. We hebben nu gewoon andere kosten dan voorheen. Wat wel speelt, is dat onze regiokantoren, die voorheen de salesbarista’s bevoorraadden, minder voorraad hoeven aan te houden. Voorraden hebben we nu meer centraal in Groningen. Het is best mogelijk dat we in de regio op termijn verhuizen naar kleinere panden omdat we geen grote magazijnen meer nodig hebben.’

Wensen
Als het gaat om nieuwe functionaliteit in de vervoerssoftware, heeft Mulder nog wel wensen. ‘Wij hebben bijvoorbeeld behoefte aan het toevoegen van laadmeters aan de software. Voor de palletzendingen maken wij gebruik van vervoerder Portena, dat is een sterke vervoerder in het DC-segment. Maar die wil naast de reguliere zendingsgegevens ook informatie over het aantal palletplaatsen van ons hebben, om te weten hoeveel plekken ze voor ons moeten reserveren. Voor pallets die je qua gewicht kunt stapelen, heb je minder ruimte nodig namelijk. Wij hebben met hen nu een pdf-koppeling, waar we samen met Transsmart veel energie in hebben moeten steken. Nu werken we ermee en dat gaat goed, maar we zouden het wel graag willen verbeteren en ook nog andere stappen willen maken. Zoals retouren, wat nog niet mogelijk is bij Unit4, statiegeld op Europallets en meer analysemogelijkheden om verder te optimaliseren.’

Het toevoegen van nieuwe functionaliteit is geen sinecure, begrijpt de financieel manager. ‘Transsmart luistert heel serieus naar onze wensen, maar is met handen en voeten gebonden aan de ERP-leverancier. Alles wat zij willen realiseren, moet ondersteund worden. En er zijn bij een softwareleverancier vaak meer wensen dan mensen. Dat is een lastig spanningsveld.’

Betrouwbaar
Al met al is Mulder heel tevreden over de vervoerskoppeling. Vergeleken met de vroegere werkwijze is het duidelijk andere koffie! ‘Het is een prima medium tussen ons en de vervoerder. Het werkt meer dan goed na een geruisloze implementatie. De storingen die we sinds 2015 hebben gehad, zijn op één hand te tellen, en over de helpdesk zijn we heel tevreden; er wordt adequaat en snel gereageerd. Transsmart is een betrouwbaar platform, met veel kennis en knowhow. De kracht zit erin dat de koppeling de communicatielast wegneemt. Als gebruiker hoef je er weinig voor te doen, maar op de achtergrond gebeurt een heleboel. Ik kan Transsmart aanbevelen bij iedereen die grote hoeveelheden pakketjes verstuurt.’

Gebruikte systemen

Weten wat wij voor u kunnen betekenen? Neem contact met ons op of bel